Chính sách bảo mật

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho ứng dụng di động Vin-HRM có mã định danh com.hrm.visnam, các API và dịch vụ liên quan do Công ty Cổ phần Thương mại VISNAM cung cấp.

Khi sử dụng Vin-HRM, người dùng xác nhận đã đọc chính sách này. Việc xử lý dữ liệu còn có thể chịu sự điều chỉnh bởi quy chế nhân sự, thỏa thuận lao động và chính sách riêng của Đơn vị sử dụng.

2. Dữ liệu cá nhân được xử lý

Tùy theo vai trò, phân quyền và tính năng được Đơn vị sử dụng triển khai, Vin-HRM có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:

3. Nguồn cung cấp dữ liệu

Dữ liệu có thể được cung cấp hoặc tạo ra từ:

• Người dùng khi đăng nhập, cập nhật hồ sơ hoặc sử dụng tính năng;
• Nhân sự có thẩm quyền của Đơn vị sử dụng, như quản trị viên, quản lý hoặc bộ phận nhân sự;
• Hoạt động nghiệp vụ trên Vin-HRM, như chấm công, tạo đơn nghỉ, duyệt yêu cầu hoặc lập bảng lương;
• Hệ thống, thiết bị hoặc dịch vụ được Đơn vị sử dụng cho phép tích hợp với Vin-HRM.

4. Mục đích sử dụng dữ liệu

Dữ liệu được xử lý để:

• Tạo, xác thực, bảo vệ và quản lý tài khoản người dùng;
• Quản lý hồ sơ nhân viên, tổ chức, hợp đồng và tài liệu nhân sự;
• Vận hành lịch làm việc, chấm công, tăng ca, nghỉ phép và quy trình phê duyệt;
• Tính toán, quản lý và cung cấp thông tin lương, thuế và bảo hiểm;
• Cung cấp báo cáo nhân sự và hỗ trợ hoạt động quản trị doanh nghiệp;
• Đồng bộ dữ liệu giữa ứng dụng và hệ thống máy chủ Vin-HRM;
• Hỗ trợ kỹ thuật, xử lý sự cố, duy trì hiệu năng và cải thiện độ ổn định của dịch vụ;
• Phát hiện, ngăn chặn truy cập trái phép, gian lận và hành vi lạm dụng;
• Tuân thủ hợp đồng dịch vụ và yêu cầu của pháp luật hiện hành.

Vin-HRM không sử dụng dữ liệu nhân sự để quảng cáo theo hành vi và không bán dữ liệu cá nhân.

5. Quyền truy cập và dữ liệu trên thiết bị

Ảnh và tệp

Ứng dụng chỉ yêu cầu quyền truy cập ảnh hoặc cho phép chọn tệp khi người dùng chủ động tải ảnh đại diện, hình chữ ký, chứng chỉ hoặc tài liệu nhân sự. Vin-HRM không tự động quét toàn bộ thư viện ảnh hoặc tệp trên thiết bị.

Sinh trắc học

Khi người dùng tự nguyện bật đăng nhập bằng Face ID, Touch ID hoặc vân tay, việc đối chiếu sinh trắc học do hệ điều hành của thiết bị thực hiện. Vin-HRM không nhận, không lưu trữ và không truyền mẫu khuôn mặt hoặc mẫu vân tay về máy chủ. Thông tin đăng nhập dùng cho tính năng này được lưu trong vùng lưu trữ bảo mật của thiết bị và có thể bị xóa khi người dùng tắt tính năng hoặc đăng xuất theo cơ chế của ứng dụng.

Dữ liệu không được thu thập cho mục đích quảng cáo

Phiên bản hiện tại không truy cập danh bạ, tin nhắn SMS, lịch sử cuộc gọi, microphone hoặc mã nhận dạng quảng cáo; không theo dõi người dùng qua ứng dụng và website của bên thứ ba.

6. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết với:

• Đơn vị sử dụng và người được phân quyền hợp lệ trong tổ chức, theo vai trò công việc;
• Nhà cung cấp hạ tầng máy chủ, lưu trữ, sao lưu, email hoặc hỗ trợ kỹ thuật phục vụ việc vận hành Vin-HRM;
• Hệ thống được Đơn vị sử dụng chủ động tích hợp và cho phép trao đổi dữ liệu;
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp hoặc khi việc cung cấp dữ liệu là cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp.

Các nhà cung cấp dịch vụ được yêu cầu chỉ xử lý dữ liệu theo mục đích đã thỏa thuận và áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp. VISNAM không bán, cho thuê hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân vì mục đích quảng cáo.

7. Thời gian lưu trữ và xóa dữ liệu

Dữ liệu được lưu trong thời gian tài khoản hoặc hợp đồng dịch vụ còn hiệu lực và trong thời hạn cần thiết để thực hiện mục đích nêu tại chính sách này. Một số dữ liệu có thể được lưu lâu hơn khi pháp luật, nghĩa vụ kế toán, thuế, lao động, giải quyết tranh chấp hoặc yêu cầu bảo mật bắt buộc.

Vin-HRM không cung cấp cơ chế tự đăng ký tài khoản công khai. Để yêu cầu vô hiệu hóa tài khoản, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu, người dùng nên liên hệ quản trị viên hoặc bộ phận nhân sự của Đơn vị sử dụng. Người dùng cũng có thể liên hệ VISNAM theo thông tin tại Mục 12; VISNAM sẽ phối hợp với Đơn vị sử dụng để xác minh và xử lý yêu cầu phù hợp.

Sau khi yêu cầu xóa hợp lệ được hoàn tất, dữ liệu có thể vẫn tồn tại tạm thời trong bản sao lưu bảo mật và sẽ được xóa hoặc ghi đè theo chu kỳ sao lưu, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu giữ.

8. Bảo mật dữ liệu

VISNAM áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với tính chất của dữ liệu, bao gồm kiểm soát truy cập theo phân quyền, bảo vệ thông tin xác thực, truyền dữ liệu qua kết nối được mã hóa, ghi nhận hoạt động bảo mật và sao lưu hệ thống.

Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ điện tử nào an toàn tuyệt đối. Người dùng có trách nhiệm bảo mật thông tin đăng nhập, không chia sẻ tài khoản và thông báo ngay khi phát hiện dấu hiệu truy cập trái phép.

9. Quyền của người dùng

Trong phạm vi pháp luật áp dụng và phù hợp với quan hệ giữa người dùng với Đơn vị sử dụng, người dùng có thể:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
• Yêu cầu truy cập hoặc nhận thông tin về dữ liệu của mình;
• Yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác hoặc chưa đầy đủ;
• Rút lại sự đồng ý trong trường hợp việc xử lý dựa trên sự đồng ý;
• Yêu cầu hạn chế xử lý, phản đối hoặc yêu cầu xóa dữ liệu;
• Gửi khiếu nại, tố cáo hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật.

Một số yêu cầu có thể bị giới hạn khi dữ liệu cần được lưu giữ để thực hiện hợp đồng lao động, nghĩa vụ pháp lý hoặc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên. Người yêu cầu có thể cần cung cấp thông tin để xác minh danh tính và thẩm quyền truy cập.

10. Người chưa thành niên

Vin-HRM là ứng dụng quản trị nhân sự dành cho doanh nghiệp, không hướng đến trẻ em và không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em để cung cấp dịch vụ trực tiếp. Trường hợp thông tin người phụ thuộc hoặc người chưa thành niên được xử lý cho mục đích nhân sự, thuế, bảo hiểm hoặc phúc lợi, Đơn vị sử dụng có trách nhiệm bảo đảm cơ sở xử lý phù hợp theo pháp luật.

11. Thay đổi chính sách

Chính sách này có thể được cập nhật để phản ánh thay đổi của tính năng, phương thức xử lý dữ liệu hoặc quy định pháp luật. Phiên bản mới sẽ được công bố tại đường dẫn chính sách bảo mật của Vin-HRM và ghi rõ ngày cập nhật. Khi thay đổi có ảnh hưởng đáng kể đến quyền lợi người dùng, VISNAM hoặc Đơn vị sử dụng sẽ thông báo theo hình thức phù hợp.

12. Thông tin liên hệ

Để gửi câu hỏi, phản ánh hoặc yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ: